Contra las agujas del reloj: consejos para aprovechar el tiempo

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Cuando estamos con prisa para cerrar algún tipo de trabajo, la presión de la entrega nos lleva a preguntarnos de qué manera podemos optimizar los días, horas o minutos que tenemos  por delante. Sin embargo, la mayoría de las veces no atenemos a detenernos a planificar las acciones finales a tiempo, lo que deviene en un final anunciado: el tiempo se agota y no sabemos en qué lo invertimos. Para evitar estas situaciones límite, existen algunos consejos que permiten aprovechar mejor el tiempo:

1. Identificar qué nos hace perder tiempo es una de las principales actividades que debemos proponernos. A veces una actividad simple y repetitiva nos hace perder horas de productividad. Una práctica saludable es anotar lo que hacemos diariamente para identificar qué tareas demandan más tiempo del deseado y qué acciones repetimos constantemente. Además, si bien podemos ser “multitasking”, revisar el e-mail cada dos minutos o atender el timeline de Twitter todo el tiempo, son factores distractores que debemos evitar.

5para_tiempo_top2. Determinar prioridades. Mentalmente, podemos elegir sólo un par de cosas por día para realizar: esto nos permitirá identificar y ordenar nuestras prioridades. Podemos apelar a las categorías de “urgente”, “importante”, “demanda intermedia” o “baja demanda” para categorizar las tareas pendientes.  Incluso si no fuera posible cumplir con las tareas de menor importancia, la productividad del día estará saldada si resolvemos las cuestiones más urgentes.

3. Liderar un equipo es igual de importante que delegar  tareas. Una actividad fácil o monótona puede ser efectuada por otra persona, obteniendo resultados de calidad y permitiéndonos enfocarnos en otras tareas más relevantes.

4. Para algunos, la desorganización es su forma de trabajo y se escudan en la creatividad para mantener el desorden. Sin embargo, lo más productivo será crear una rutina diaria y seguirla al pie de la letra.  También es posible planificar tiempos específicos para pensar ideas o apelar a la creatividad. No se trata de tener toda nuestra vida estructurada, pero sí de tener una ruta establecida para conservar el ritmo de trabajo.

5. Acompañando la idea anterior, nos será útil establecer tiempos específicos para cada tarea. Existen varias formas de asignar tiempos para conseguir metas (Pomodoro, Kaban, otros) y, en este sentido, será de mucha utilidad dedicar unos minutos para pensar y estimar cuanto tiempo implica realizar determinada tarea. Además, al cierre del día, podremos cotejar los tiempos estimados con los tiempos reales y ajustar nuestra metodología de proyección para el día siguiente.

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