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La dinámica de generación, distribución, validación y recopilación de recibos de sueldo no siempre es sencilla. Su gestión implica, básicamente, la asignación de recursos humanos, físicos y logísticos para poder llevarla a cabo. Por eso existen, en el mercado, soluciones que permiten la operatoria 100% digital de los recibos de sueldo.

Aquellas empresas que tengan altos volúmenes de sueldos que procesar, pueden contratar una solución cloud o hacer una integración con los sistemas y servidores con los que ya cuentan. En cualquier caso, existen algunas consideraciones que deberían tener en cuenta:

shutterstock_290713265Pro. Espacio físico. Digitalizar la documentación, en todos los casos, supone más espacio disponible y documentos más ordenados (si sabemos organizar el disco rígido). Despojar la oficina (o el espacio de trabajo) de papeles, sobres, hojas membretadas, carpetas de archivo y cajoneras es una ventaja visual y operativa. Más metros cuadrados disponibles para hacer del lugar de trabajo un espacio atractivo para tod@s.

Contra (y un poco pro). Costos y beneficios altos. Actualmente, la digitalización de recibos es habitual en empresas y corporaciones grandes. Con más recursos disponibles, las grandes firmas pueden afrontar el impacto de la implementación. Lo que demora la digitalización en empresas más pequeñas. La ventaja es la “certificación de calidad” que plantean las compañías más grandes: ninguna volvería a la versión analógica de los recibos.

Pro. El recibo aquí, ahora. La digitalización deja de lado las limitaciones espacio-temporales. Ya no importa el lugar donde un empleado se encuentre, ni el horario que sea, ni si la ventanilla “personal” está abierta al público. Desde cualquier dispositivo conectado a Internet, cualquiera puede imprimir digitalmente el documento, imprimir y descargar su certificado.

Pro. Más garantías para los empleados. La digitalización de los recibos de sueldo va en la misma línea de acción del Nuevo Código Civil, que rige desde el 1° de agosto. Básicamente, el nuevo reglamento permite que se realice un acto jurídico a través de comunicaciones electrónicas. Esto permitiría, por ejemplo, que un empleador pueda corroborar los aportes realizados a sus empleados y que involucran otros organismos.

Contra. Pasos burocráticos. La implementación de un sistema de administración de recibos de sueldo digital supone una serie de trámites a realizar en el Ministerio de Trabajo de la Nación.  Básicamente implica presentar un expediente, los estatutos de la empresa, responder formularios de consulta y destinar recursos para seguir su aprobación.

Bonus (pro) track. Más y mejor uso de los recursos no renovables (espacio y papel, fundamentalmente). Optimización de recursos humanos que pueden afectarse a tareas de mayor generación de valor. Confidencialidad en la consulta y operatoria de los recibos.

Foto destacada: Shuttersotck

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