Aplicaciones para emprendedores: gestores de proyectos y tareas

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Evitar que queden en el olvido cuestiones importantes; gestionar la división de tareas; conocer el trabajo de cada integrante del equipo; calendarizar plazos y costos; apelar a una comunicación instantánea y permanente; generar un entorno de información compartida y actualizada. La lista podría ampliarse, ya que esas son sólo algunas de las tareas que permiten realizar todos los gestores de proyectos (leer más sobre qué son acá).

Todas estas cuestiones son claves a la hora de comenzar un nuevo proyecto –o reordenar los que ya están en marcha-, y para organizar un plan de trabajo en forma organizada, fundamentalmente en los casos en los que se trabaje a distancia y en forma colaborativa. Existen distintas herramientas que facilitan esta tarea y permiten agilizar el camino hacia las metas planteadas.

Joincube

La herramienta esta creada bajo el concepto de gamification (o ludificación, en español) que consiste en el uso de técnicas y dinámicas propias de los juegos y el ocio en actividades no recreativas. Con ello, se busca mejorar la productividad en base a recompensas virtuales sobre actividades y resultados positivos para la empresa. Se trata de una propuesta basada en las lógicas de interacción de Facebook, adaptadas a las necesidades empresariales a través de funcionalidades que favorecen al trabajo colaborativo y permiten aumentar la producción.

Con Joincube se puede crear una red social propia entre todos los miembros del equipo, con el objetivo de compartir contenidos (textos, fotos, videos, links o documentos); crear grupos o eventos; enviar mensajes privados. Además, incluye la posibilidad de asignar tareas a cada uno de sus miembros lo que reduce considerablemente el tiempo de gestión.

A su vez, genera informes sobre el rendimiento de cada colaborador, lo que permite, por medio de diversas analíticas sobre los temas que se está trabajando, comparar la evolución entre individuos y equipos en diferentes periodos de gestión.

También, se puede sincronizar con una cuenta de Google y compartir los archivos desde Google Drive así como la información de Google Calendar.

Los precios van desde 140 pesos por mes que incluyen 15 usuarios, 5 GB de storage y dos grupos; hasta la cuenta Premium (100 usuarios, 20 GB de storage y 30 grupos) a 560 pesos. Existe un plan medio, el Plus, a un valor de 280 pesos. Cuenta con versiones para Smartphone y tablets, además de la web.

Producteev

ProducteevProducteev es una aplicación que permite asignar tareas a cada uno de los miembros del equipo; sumar deadlines (fechas de vencimiento); seguir, con bastante detalle, las tareas asignadas; y ofrece distintas métricas cuando se finaliza la labor en cuestión.

Uno de sus mayores fuertes es su usabilidad: además de lo fácil que es interactuar dentro de la plataforma, la asignación, moderación y ejecución de las tareas son parte de un proceso muy dinámico y sencillo. 

A su vez, se puede configurar para enviar notificaciones cuando se asigne una terea a cada miembro del equipo; gestionar varios proyectos a la vez; mantener todos los documentos asociados con un proyecto en un solo lugar; seguir las horas de trabajo de cada colaborador; crear equipos o grupos para cada proyecto; y generar temas de debates en cada tarea específica.

También cuenta con versiones para escritorio, dispositivos móviles y mails, además de la online. Es totalmente gratuito, aunque dispone de una versión premium con un costo de 99 dólares al mes, que permite integrar la plataforma con Outlook, personalizar la interface con los logos y los colores de la institución, y obtener soporte personalizado las 24 horas.

Asana

Asana

Se trata de un gestor de proyectos online –creada por Dustin Moskovitz y Justin Rosenstein, cofundadores de Facebook– cuya característica principal es que está pensada completamente para trabajar desde cualquier lugar, con cualquier dispositivo. Configurar notificaciones de las actualizaciones de cada proyecto; enviar o marcar como realizadas las tareas; o adjuntar archivos, son sólo algunas de las tareas que pueden realizarse con un mail.

Como todas las aplicaciones de este estilo, permite asignar tareas puntuales a cada miembro del equipo, agregar una fecha de vencimiento, añadir archivos y marcarla como completada. Además, permite seguir cada actividad y su progreso. Otra de las ventajas con las que cuenta Asana es que se pueden incluir usuarios como “invitados” para que vean el proyecto y sus avances pero no modificar tereas. A su vez, tiene un buscador integrado y atajos de teclado para casi todo.

Con una interfaz muy agradable de usar, cuenta con versiones para cualquier tipo de dispositivo y es gratuito para utilizar en grupos menores a 15 personas. Los precios para quienes superen esa cantidad van desde 50 dólares por mes hasta los 800 (100 usuarios).

EasyProjects

EasyProjects

Este software de Administración de Proyectos cuenta con almacenamiento basado en la nube con lo que se puede acceder con facilidad desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y favorece, como las opciones anteriores, el trabajo colaborativo.

A su vez, cuenta con una organización sencilla y permite monitorear a todos los miembros del equipo y para los proyectos.  Los paneles son personalizables para ajustarlos a las necesidades de la empresa. Una de las grandes ventajas de esta herramienta es que se puede utilizar tareas con varios niveles de anidamiento. Además de la posibilidad de exportar e importar documentos MS Project y MS Excell.

En este caso se paga por usuarios. Hay una versión gratuita que ofrece un giga de storage y una cantidad ilimitada de proyectos y de usuarios “invitados”. La versión más conveniente es la “Pro” que cuesta 21 dólares al mes (15,75 si se paga un año completo) e incluye 10 GB de storage. Por supuesto que ofrece estadísticas e informes detallados; se puede configurar para que se envíen notificaciones y alertas por correo electrónico; seguimiento de incidencias y peticiones; y un espacio donde dejar anotaciones.

Gestión de proyectosGestión de Proyectos

Las principales ventajas de “Gestión de proyectos” es que permite coordinar las actividades del equipo de manera sencilla y rápida; mejora la comunicación interna, e incrementa el control del trabajo; a la vez que centraliza la información de cada proyecto.

El paquete básico, de 48 pesos mensuales, incluye 10 usuarios sin límites de proyectos. A su vez, se puede acceder en cualquier momento desde cualquier PC o tablet –siempre que tengan Internet Explorer 8 o superior, Firefox, Chrome o Safari-; y cuenta con un calendario de negocios; chat entre los integrantes del equipo; y se pueden incluir notas con información centralizada.

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