Consejos para llevar adelante una exitosa reunión de trabajo

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Cuando llega la hora de asumir el liderazgo de un grupo es importante tener en cuenta que la comunicación es una pieza fundamental para lograr los objetivos. La primera herramienta para una buena comunicación serán las reuniones que implican, entre otra cosa, considerar a los concurrentes como auditorio al que es importante tener una llegada convincente.

Existen algunas recomendaciones para que un encuentro laboral sea exitoso y para reducir, al mínimo posible, la intimidación que puede generar la escucha de muchas personas en simultáneo. Lo más importante a tener en cuenta:

1. Ser organizado. Por más trillado que parezca una reunión de último momento también debe tener una agenda. Si existió el tiempo previo para programarla, un buen consejo es incluir la agenda de los temas a tratar en la invitación. Sin embargo, puede ocurrir que alguna invitación no llegue a destino. Por lo cual es mejor corroborar la convocatoria personalmente: una pasada rápida por los escritorios de los participantes “obligatorios”, o una llamada telefónica, eliminará ese lack en la comunicación.

5para_reunion_12. Encontrar el ritmo. Dependiendo de la etapa de un proyecto o del período que atraviese la organización surgirán innumerables reuniones durante la semana. Encontrar el ritmo acorde para no sofocar y para que los resultados y comentarios que se realicen en cada reunión tengan su tiempo de maduración es vital. Por ejemplo, una práctica moderna para las reuniones de equipo es asumir el calendario bi-weekly (semana por medio).

3. Disparar acciones. Es importante que al finalizar la reuniones se genere rápidamente un repaso de lo conversado con el equipo e intentar dejar plasmadas esas ideas en acciones. Para cada punto en la agenda enviada, hay que dejar asentados cuales serán los pasos a seguir a partir de lo conversado en la reunión y, llegado el caso, si no se concreta un avance remarcar que se volverá a tratar el punto en la próxima reunión.

5para_reunion_top4. Abrir el juego. Si un grupo de personas no puede asistir al encuentro, debemos buscar la forma de integrarlos, ya sea llamarlos por teléfono en altavoz durante la reunión o acercándoles el material presentado.

Tip: Si se va a realizar una presentación, acelera el proceso y estimula la concurrencia enviarla minutos antes de iniciar la reunión a todos los participantes. Lo mismo aplica con los documentos.

5. Chequear todo antes de empezar. Los tiempos en las reuniones son el mayor enemigo. Tomarse unos minutos antes de recibir a los colegas para chequear si la presentación funciona, si la computadora tiene red o si el proyector enciende (por citar algunos ejemplos), evitará mostrarse mal preparado o desprovisto de las herramientas necesarias.

El bis: discurso debe organizarse priorizando las metas, en base al objetivo de la reunión y con el objetivo de animar a los participantes para que contribuyan con sus ideas. Por más contraria que sea la posición de un comentario siempre debemos intentar ser conciliadores y entender las diferencias.

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