Herramientas para convocar a eventos a través de Internet

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top_eventExisten diferentes herramientas online que podemos utilizar para invitar a nuestro público a un evento. Algunas apuntan a sectores informales —como puede ser Facebook—, mientras que otras no sólo nos ayudan con la difusión, sino también con la recaudación utilizando estrategias de crowfunding (¿qué es?) o pre-venta de ingresos.

Presentamos dos opciones que funcionan de forma similar: ambas plataformas permiten importar listas de e-mails y planillas para generar la difusión e integrarse con las redes sociales para complementar su alcance. Dependiendo de nuestros recursos y objetivos podemos optar entre:

1. Eventioz

Empezamos nuestra lista con Eventioz, una start-up argentina fundada en 2008 que logró gestionar más de 20.000 eventos y recientemente fue adquirida por la compañía norteamericana Eventbrite, especialista también en la difusión, venta de ingresos y gestión de convocatorias.

Eventioz es gratuito a menos que se cobre un precio por las entradas, en cuyo caso el emprendedor deberá pagar una comisión de 5,49% (más impuestos). La plataforma permite crear un evento en base a diferentes plantillas, personalizarlo o integrarlo en un sitio web, publicarlo en redes sociales y llevar una lista de participantes. Además, ofrece un sistema de pagos integrado para cada país donde opera.

La plataforma está disponible en Argentina, Brasil, Chile, México, Colombia y Perú y se destaca por ser intuitiva y de fácil uso.

2. Eventdoo

Otro sistema similar —formal— de organizar y crear convocatorias en la red es Eventdoo. La empresa, que recibió el apoyo de Wayra, tiene un concepto diferente debido a que no sólo promueve y nos ayuda a organizar un evento, sino que también nos brinda el soporte para recaudar los fondos necesarios para hacerlo realidad.

Usando un sistema de crowfunding “todo o nada”, Eventdoo permite crear un evento y sumar a los participantes indicando que el acontecimiento sólo se realizará si se alcanza el número de concurrentes y donaciones requeridos. De esta manera, explica Sebastian Uchitel (COO & Co-Founder de Eventdoo), “se reducen los riesgos financieros a la hora de realizar un evento”, ya que la convocatoria se realiza en comunidad. Así, son los seguidores quienes hacen posible la realización del encuentro y esto genera un plus de pertenencia diferencial.

Una de las estrategias para mejorar el nivel de aceptación y el objetivo financiero es ofrecer premios e incentivos, bajo promesa de reembolsar el dinero en el caso de que no se logre recaudar el monto deseado.  Por el momento, Eventdoo sólo funciona en Argentina a través de MercadoPago, la plataforma de cobros de MercadoLibre. Esto conlleva que al 10% de la comisión por ventas en la plataforma se le agregue un 4,95% de la forma de cobro (a ambos porcentajes deben adicionarse los impuestos).

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Las redes sociales:  una opción limitada

Con vistas a lograr una mayor visualización de nuestro evento, de manera más informal, tenemos las herramientas que nos ofrecen las redes sociales. Tanto Facebook como Google+ tienen un sistema propio para compartir eventos.

En el caso de Facebook, la principal ventaja a la hora de invitar está dada porque la re social integra de manera simple la lista de amigos y nos permite hacer un seguimiento de quiénes confirman la concurrencia, están en duda o directamente niegan la invitación. No obstante, la herramienta de eventos de Facebook no posee ningún tipo de gestión, es decir,  no nos deja imprimir la lista de invitados, no ofrece al participante un comprobante o ingreso, ni tampoco nos permite efectuar ventas de tickets.

En el caso de Google+, si bien es una red menos popular, también tenemos la ventaja de invitar desde la lista de amigos, que en este caso incluye nuestra lista de contactos de Gmail. Además nos permite, si lo deseamos,  integrar HangOuts (la plataforma de video streaming de Google) en el caso de que pensemos realizar una transmisión online del evento. Al igual que Facebook, esta opción no nos permite imprimir la lista de participantes, no ofrece un comprobante o ingreso y tampoco nos permite efectuar la venta de tickets.

En función del evento que vayamos a realizar y del público que participará, podremos elegir entre estas opciones y, llegado el caso, utilizar más de una para complementar.

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