Oficinas virtuales: qué son y qué ventajas tienen

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Ahorrá dinero utilizando las oficinas virtuales
Las empresas que recién empiezan (e incluso las que ya están en pleno funcionamiento) ahora tienen un recurso para establecerse sin necesidad de gastar demasiado dinero: las oficinas virtuales.
 
¿Pero qué son las oficinas virtuales?
 
Aunque se asocien a la web, se trata de espacios de trabajos totalmente equipados con los servicios mínimos y que cumplen la función de una oficina “real”.  Una de sus características principales es que los recursos son compartidos por lo que permite reducir el costo económico considerablemente. En algunos casos puede ser del 90%, ya que no exige gastos en mobiliario, salarios y servicios.
 
Estos espacios ofrecen un servicios de secretaria –una persona que recibe las llamadas, toma mensajes, atiende al visitante, etc.-; alquilan salas de conferencia o reunión, con proyectores, notebooks y sistema de audios; líneas telefónicas; salones para eventos; y, hasta en algunos casos, se rentan espacios físicos de distintos tamaños.
 
Pero una de las cuestiones por la que la demanda de las oficinas virtuales creció considerablemente es que otorga a la pequeña y mediana empresa la posibilidad de tener una dirección postal en las ciudades más importantes del mundo en lugares céntricos. Esto, en plena época de la globalización, permite competir internacionalmente, sin los costos financieros que significaría el pago de un alquiler de un inmueble, la contratación del personal necesario y el pago de los impuestos y servicios.
 
¿Para qué sirve? 
Obtener la dirección postal, además de facilitar las cosas a la hora de tener que abrir una cuenta bancaria de la institución u obtener los permisos necesarios para operar –sólo por citar algunos ejemplos-, sirve desde el punto de vista del marketing. Según señalan distintos especialistas, genera mayor confianza de cara al cliente ofrecer un contacto en su mismo país o ciudad.
 
A la hora de contratar una oficina virtual es fundamental tener en cuenta algunos factores:
 
– Prestar atención a la ubicación, sobre todo que sea una dirección adecuada al sector en que se mueve la empresa;
 
– Estar atentos que ofrezca espacios físicos ya que en un futuro pueden necesitarse y es ideal no tener que “mudarse”;
 
– Comprobar que existan espacios para hacer reuniones, videoconferencias (como este ejemplo), etc.;
 
-Es aconsejable comprobar que la atención telefónica sea buena. En definitiva, serán un nexo importante entre el cliente y la empresa.
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