Estas son las 7 aplicaciones de gestión de proyectos más utilizadas

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Las empresas trabajan en múltiples proyectos al mismo tiempo. Forman equipos de personal y los asignan a líderes experimentados que asumen la responsabilidad de asegurar el éxito del proyecto y su oportuna finalización.

Esto requiere mucho trabajo para ser completado de una manera bien organizada y dentro de los plazos designados. Una aplicación de planificación de proyectos ayuda a gestionar los proyectos empresariales en una plataforma común. Asegura la visibilidad del progreso de cada proyecto en un sistema integrado. Por esto es que están ganando en importancia y se espera que el mercado de las aplicaciones de gestión de proyectos crezca un 10,7% hasta 2025.

Ya sea la gestión del presupuesto, la garantía de la colaboración de los miembros del equipo o la gestión de los recursos implicados, todos los factores son igualmente importantes a la hora de ejecutar un proyecto.

Asignar una tarea a los miembros, revisar el estado de la labor asignada, hacer un seguimiento de la cronología, asegurar la facilidad de comunicación y permitir que los administradores y dirigentes se aseguren de que las tareas se completen de manera oportuna.

Características de una aplicación de gestión de proyectos

La aplicación de gestión de proyectos tiene por objeto mejorar la eficiencia y la productividad de los miembros del equipo, mejorando así la calidad general del proyecto.

Antes de elegir el software de gestión de proyectos para su organización, he aquí algunas características que debería proporcionar una aplicación ideal de gestión de proyectos:

  • Debería permitir a los líderes del equipo mantener discusiones sobre la plataforma de la aplicación y dirigir mensajes tanto privados como colectivos a los miembros.
  • Debería ser capaz de enviar una notificación a los miembros a través de un SMS o un correo electrónico para que no tengan que acceder a la herramienta para comprobar todas las actualizaciones.
  • Debería facilitar el almacenamiento de documentos en una base de datos central a la que deberían tener acceso todos los miembros. Además, los documentos podrían ser protegidos por una contraseña para asegurar su privacidad.
  • Se debe proporcionar una aplicación móvil para que los miembros del equipo que trabajen a distancia puedan acceder al sistema de gestión del proyecto con facilidad y a su conveniencia.
  • Las visualizaciones ayudan a ver el progreso de múltiples proyectos que se ejecutan juntos. Las visualizaciones en forma de diagramas de Gantt son útiles para mostrar las líneas de tiempo. Podrían incluirse en la aplicación para permitir una presentación de informes eficiente.

Aprendiendo el uso de una herramienta de gestión de proyectos

Una organización siempre busca contratar gente con habilidades de liderazgo probadas. Un profesional de la gestión de proyectos puede ayudar a cualquier empresa a utilizar las últimas tecnologías disponibles para lograr un aumento de la productividad de los miembros del equipo, lo que se traduce en la finalización de los proyectos en el plazo estipulado. Esto te da una ventaja, ya que tendrías un conocimiento básico de manejo de proyectos, estimación de costos de proyectos, economía de ingeniería y habilidades de liderazgo. Por eso hay que considerar la posibilidad de seguir un curso de gestión de proyectos.

Ventajas del uso de una aplicación de gestión de proyectos

  • Un instrumento de gestión de proyectos ayuda a establecer una jerarquía de los pasos de ejecución que deben seguirse. Ayuda a los miembros del equipo a completar las tareas secuencialmente y a tiempo.
  • Una vez asignadas todas las tareas, la herramienta de gestión de proyectos puede utilizarse para supervisar el progreso de cada una de ellas.

Una de las mejores características de las aplicaciones de gestión de proyectos es la documentación de los instrumentos de gestión de proyectos. Un sistema central de almacenamiento de documentos facilita el intercambio de archivos y carpetas entre todos los miembros del equipo.

  • Se puede integrar un calendario en el instrumento de gestión del proyecto, de modo que éste pueda utilizarse para hacer un seguimiento de los plazos de cada tarea individual, de todo el proyecto en su conjunto, y también para programar las reuniones.
  • El flujo de trabajo mejora a medida que esta aplicación proporciona una plataforma común para que todos los miembros del equipo colaboren en ella. Esto asegura el trabajo en equipo, aumentando así la productividad y asegurando el éxito de cada proyecto.
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Imagen de StartupStockPhotos en Pixabay.

Ahora sí: a continuación, las mejores herramientas y técnicas de gestión de proyectos:

ASANA

ASANA es una de las mejores aplicaciones de gestión de proyectos disponibles. Facilita el uso de los tableros y las conversaciones. La función Páginas del Equipo puede usarse para compartir mensajes con todo el equipo. También hay una función de caja inteligente que muestra las notificaciones sólo importantes para un miembro del equipo en particular. ASANA puede ser fácilmente integrada con otras fuentes de datos como Google Drive, Github, Dropbox, y muchas más.

Basecamp

Basecamp es una herramienta de gestión de proyectos muy popular. Ofrece muchas facilidades de colaboración. Los usuarios pueden poner sus comentarios en un área dedicada que está destinada sólo a la discusión, las actualizaciones pueden ser enviadas por correo electrónico. Sin embargo, en esta aplicación no es posible añadir plazos para cada tarea individual.

JIRA

JIRA es el software de gestión de proyectos más utilizado por diversas organizaciones que trabajan sobre el principio de SDLC Agile (ciclo de desarrollo de sistemas ágil). Los equipos pueden crear tableros Kanban, tablas de scrum personalizadas y pueden utilizar las facilidades de reporte en tiempo real. Los errores pueden ser fácilmente rastreados y resueltos.

Teamwork PM

Teamwork PM reúne todas las capacidades esenciales de seguimiento de proyectos que un usuario puede solicitar. Es bastante fácil de usar y es intuitivo. Podemos añadir hitos, gestión de tareas, cajas de conversación, almacenamiento de archivos y también visualizaciones como un diagrama de Gantt. La gestión de la base de datos también es posible con la inclusión de DropBox, Google Drive, etcétera.

Wrike

Se trata de un software de gestión de proyectos basado en la nube. Esta aplicación gratuita de gestión de proyectos puede integrarse fácilmente con Google Apps, Excel y otros programas. Los usuarios pueden editar, crear y ver documentos directamente desde su ID de correo electrónico. Es el mejor software gratuito de gestión de tareas disponible para equipos pequeños. Esta aplicación permite el mejor uso de las herramientas de gestión de proyectos de Google.

Microsoft Project

Este sistema ha estado en el negocio por casi tres décadas en varias formas. Todavía se utiliza mucho para proyectos complejos. Los instrumentos de gestión de Microsoft Project facilitan una sólida capacidad de presentación de informes y pueden utilizarse para crear informes incorporados y personalizados que pueden extraerse a una diapositiva de PowerPoint. Este software es utilizado principalmente por profesionales capacitados que saben cómo extraer lo mejor de esta aplicación.

Zoho Projects

Zoho es una aplicación gratuita de gestión de proyectos que viene con todas las características estándar de cualquier otra aplicación de software. Facilita el uso de los gráficos de Gantt, la integración con otras plataformas, un sistema básico de seguimiento incorporado y permite capacidades básicas de presentación de informes. Esta aplicación gratuita de gestión de tareas está basada en la nube y funciona bien para las organizaciones medianas.

¿Cuál es la mejor?

Con muchas opciones disponibles, se hace difícil elegir la aplicación de gestión de proyectos adecuada para su organización. Las herramientas disponibles tienen más o menos características similares, pero la forma en que estas características están empaquetadas marca la diferencia. Hay muchos factores, como el tamaño del equipo, las características del software de gestión de tareas, etcétera, que deben considerarse antes de finalizar una aplicación de gestión de proyectos.

Disponer de la aplicación correcta de gestión de proyectos es esencial para lograr el éxito general del proyecto. Por lo tanto, es importante que antes de ir a cualquier aplicación de gestión de proyectos, busque las características que considere más valiosas para su negocio y tome la decisión correcta.

Imagen de portada de Goumbik en Pixabay