Con 1500 millones de usuarios, Gmail es el cliente de correo más popular en la actualidad. Es fácil de utilizar y despliega gran cantidad de información de forma amena y organizada. Sin embargo existen numerosas funciones deshabilitadas por defecto que pueden potenciar nuestra productividad y facilitarnos el trabajo.

Usar atajos de teclado

Hay una razón por la que los programadores insisten tanto con reducir el uso del mouse. Si bien es una de las funciones más útiles de la computadora, usarlo en exceso puede hacer más lentas muchas tareas.
Por eso Gmail incluye una serie de atajos de teclado que agilizan acciones como enviar el mail, cambiar el tamaño o tipo de fuente o manejar la bandeja de entrada. La lista completa puede encontrarse acá. Lo mejor es que si no te gustan las combinaciones por defecto podés modificarlas a tu propio gusto.

Respuestas estándar

Google provee algunas respuestas predefinidas de forma automática en base al texto del mail y a nuestras respuestas habituales. Sin embargo, la verdadera potencia de esta función está deshabilitada por defecto.
Si navegamos hasta Configuración, luego Configuración avanzada y nos desplazamos hasta la opción Respuestas estándar (plantillas) podremos comenzar a utilizarla.

Habilitar respuestas estándar

La próxima vez que respondamos un correo vamos a Más opciones (junto al botón para eliminar el correo) y elegimos guardar la respuesta para volver a utilizarla fácilmente cada vez que la necesitamos. En el mismo menú tenemos la opción para insertar la respuesta que queramos.

guardar e insertar respuestas estándar

Pero incluso podemos llevar la automatización un paso más allá con la creación de filtros. Así podemos, por ejemplo, dejar que la casilla responda automáticamente todos los mails con cierto asunto con un mensaje predeterminado por nosotros.

Para ello abrimos un mail que cumpla los requisitos, vamos a la opción Más (menú desplegable ubicado arriba a la derecha), elegimos Filtrar este tipo de mensajes y seteamos las condiciones. Pueden ser según remitente o destinatario, tema, contenido o tamaño. En las opciones dentro de Crear filtro elegimos enviar la plantilla que corresponda.

crear filtros para respuestas estándar

Búsqueda avanzada

La barra de búsqueda de Gmail es suficiente para búsquedas normales. Pero cuando la cantidad de mails es inmensa o si buscamos algo muy particular, necesitamos algo más poderoso.
Podemos acceder haciendo clic en el triángulo a la derecha de la barra de búsqueda. Esto nos permitirá afinar los parámetros de búsqueda según condiciones como fecha, tamaño, remitente o destinatario, etc.

menú búsqueda avanzada

En este caso también podemos ahorrar tiempo reemplazando el mouse por el teclado. Gmail cuenta con una serie de operadores de búsqueda diseñados para facilitarnos mucho el trabajo. Podés ver la lista completa acá.

Responder a todos automáticamente

Si la mayoría de las cadenas de mails que nos llegan incluyen a varias personas, podemos ir a Configuración y en Forma predeterminada de respuesta elegimos Responder a todos. Así ya no corremos el riesgo de olvidarnos de enviar nuestras respuestas a todos los participantes.

Usar complementos

En general, todo servicio web puede mejorarse cuando participa la comunidad, Gmail no es la excepción. Existen diversos complementos pagos y gratuitos que nos permiten mejorar nuestra experiencia cotidiana con los correos. Desde controlar si leyeron nuestros envíos hasta cifrarlos de punta a punta u organizar nuestros contactos, los complementos son una herramienta esencial.
Para habilitarlos debemos ir a Configuración, Complementos y clickeamos en el checkbox para Habilitar complementos de programador. En Obtener complementos podemos acceder al G Suite Market y elegir los que más nos convienen.

ejemplo G Suite Market

Manejar múltiples cuentas

En vez de tener una pestaña abierta para cada cuenta de correo, podemos utilizar los filtros para manejarlas todas desde una casilla. Para eso las configuramos para que reenvíen automáticamente todos los mails a nuestra cuenta principal.

Luego, en la cuenta principal vamos a Configuración, navegamos hasta Cuentas y en Enviar mensaje como: y en Consultar el correo de otras cuentas: agregamos las otras direcciones. De esta forma centralizamos el manejo de mails en una sola casilla manteniendo la capacidad de responder desde diferentes perfiles.

Indicadores de nivel personal

Una de las formas de agilizar el trabajo con Gmail es mejorar la cantidad y calidad de información que recibimos en un vistazo. Por ejemplo, podemos configurar la cuenta para distinguir el nivel de implicación que tenemos en un mail recibido. Una flecha indica que el mail fue enviado a un pequeño grupo de destinatarios entre los que me encuentro yo, dos flechas significan que el mail fue enviado solo a mi y ninguna flecha que fue enviado a un gran grupo o cadena.

ejemplo de indicadores de nivel personal

Para esto vamos a Configuración y en la pestaña General navegamos hasta la opción Indicadores de nivel personal.