Las planillas de cálculo se convirtieron en una de las herramientas que mantienen funcionando la maquinaria tanto de empresas como de los diferentes oficinas del gobierno, que incorporaron esta herramienta como Maná caído del cielo.

Se trata de una herramienta que comenzó en todo lEntradao relacionado con la administración de empresas y ahora puede usarse para muchas otras tareas como ventas, marketing, atención al cliente, logística y transporte, dirección, producción y operaciones.

Y si bien este es un mundo que está lleno de software de gestión (ERP), la importancia de las hojas de cálculo no disminuyó, aprovechando que se puede usar de forma online (y en ocasiones hasta gratis) en las plataformas Microsoft Office 365 (Excel) y Google (Docs).

Estos son los siete consejos para exprimir al máximo las planilla de cálculo:

  1. Este software viene con funciones básicas preprogramadas que permiten rápidamente sumar, sacar un promedio, contar la cantidad de campos, conocer el valor máximo o mínimo de entre todos los datos son tareas muy sencillas de hacer. Para llevarlo adelante hay que seleccionar todos los valores sobre los que se quieren sacar la función y hacer clic en el menú desplegable del botón «Funciones». En la pestaña Fórmulas -que otros programas llaman Función-, hay enlaces que nos llevan a fórmulas financieras, lógicas, de texto o matemáticas, con sus respectivas explicaciones.
  2. La función de rellenado rápido es de las más utilizadas por aquellos que tienen que realizar tareas relacionadas a las finanzas. Cuando se usa este comando, el programa el software copia el texto, fórmula o número en forma inteligente. Ejemplo: si uno escribe «enero», las casillas siguientes serán rellenadas con el resto de los meses del año. ¿Cömo? Luego de escribir la palabra hay que hacer clic en la esquina inferior derecha y llevar el cursor hasta completar los campos requeridos y luego soltar el botón del mouse y santo remedio.
  3. Existen plantillas predeterminadas para listas de tareas y progreso, presupuestos mensuales y anuales, calendarios, flujo de fondos, planificaciones, entre michas otras. Para usarlas, hay que elegir la plantilla que se quiere usar luego de darle clic al comando «Nuevo documento». También pueden descargarse convenientemente.
  4. Los comandos para deshacer y rehacer son las delicias de aquellas personas que suelen equivocarse (o sea, todas). Para ir hacia atrás, hay que usar la famosa combinación de teclas Control + Z. Y con Control + Y podemos ir nuevamente hacia adelante (y deshacer loque acabamos de borrar). Otra tecla importante es F4, que permite repetir la última acción pero en otra letra, como cambiar el formato del texto.
  5. Supongamos que tenemos varias listas de clientes, o de amigos, desperdigadas en archivos diferentes. Una posibilidad es cargar todas las direcciones de mail en una sola columna y luego sencillamente hacer clic en «Datos» y después en «Quitar duplicados». El programa se encargará de borrar todas las repeticiones que encuentre.
  6. Cuando la información es mucha, y las filas van más allá de lo que entra en la pantalla que estamos usando, lo mejor es organizarla a través de filtros. Estos nos permitirán agrupar las celdas según distintos criterios comunes que podemos elegir. Ejemplo: si estamos armando una planilla con un listado de factura emitidas por fechas, cliente, monto, producto, y si fue cobrada o no, es posible agruparlas rápidamente. ¿Cómo hacerlo? Fácil: hay que seleccionar todos los datos que quieren filtrarse, incluido el encabezado, y luego aplicar el comando correspondiente en «Datos – Filtro».
  7. Un comando muy útil es el de inmovilizar paneles: sirve para que la primera fila o columna, o cualquiera en el medio, se queden siempre en el mismo lugar mientras nos desplazamos por el resto de la hoja de cálculo. Para hacerlo, solo hay que cliquear en «Inmovilizar paneles» (que habitualmente se encuentra dentro de la pestaña «Vista»). Otro comando útil es «Control + cursor», que nos permite volver a la última celda con información ubicada en la dirección que hicimos clic en la flecha del cursor,

Con estos sencillos comandos, siete de entre 500 funciones que incluyen los programas de planillas de cálculos, puede aumentarse la productividad sin mucho esfuerzo.