Erróneamente, muchas veces pensamos que la automatización de los procesos es cosa de grandes empresas. Sin embargo, pequeños emprendimientos y pymes también pueden incorporar hábitos apoyados en la automatización que les permitirá aumentar la productividad, encauzando energías y tiempo en tareas que permitan hacer crecer cada vez más nuestro negocio.

Aquí algunas ideas:

1.- Responder automáticamente consultas de clientes

Cuando nos ocupamos de varias tareas en nuestro negocio, probablemente nos demoremos más de lo aconsejable en responder consultas, dar soporte o resolver problemas de prospects y clientes. Tener una buena y eficaz atención al cliente está proporcionalmente relacionado a un aumento de las ventas.

En este sentido, es clave incluir respuestas automáticas en redes sociales, plataformas de ecommerce y alguna casilla de mail (especialmente, las destinadas a la recepción de quejas o reclamos).

Estas respuestas automáticas nos garantizarán un rápido contacto con el cliente y calmarán la ansiedad de una resolución veloz.

Tené en cuenta que estos mensajes estén redactados de acuerdo al tono de la empresa y que incluyan opciones de contacto alternativas. Es importante también que cumplas con las promesas: si en el mensaje automático asegurás que en 48 horas mandarás un presupuesto o darás resolución a un problema, procurá que así sea.

2.- Agendar reuniones rápidamente

A veces, coordinar una reunión con un cliente o con un proveedor puede ser una tarea tediosa e interminable. Decenas de mails y llamados telefónicos muchas veces son necesarios sólo para llegar a una fecha y horario que les convenga a todos.

La buena noticia es que podemos ahorrarnos mucho tiempo utilizando un software especialmente diseñado para este fin. Luego de determinar qué horario tenemos disponible, le enviamos un mail al cliente y allí podrá elegir el momento que desee, sin tanta ida y vuelta.

3.- Incorporá un chatbot

Pese a que el sitio web de tu negocio incluya una sección de Preguntas Frecuentes, siempre habrá preguntas cuyas respuestas no están incluidas en las FAQs y necesiten una respuesta personalizada.

Un chatbot permite que el cliente tenga un contacto inmediato para resolver su inquietud. Respuestas automatizadas y enriquecidas con Inteligencia Artificial posibilitan una rápida respuesta a los clientes y actúan como un filtro para que nosotros -las personas- nos sentemos a responder sólo las preguntas más complejas.

4.- Utilizar un CRM y un ERP

Un CRM puede ser de gran ayuda para la automatización de los procesos en nuestra pyme. La oferta de soluciones es realmente muy diversa, los hay, incluso, gratuitos y online. Estas herramientas facilitan la gestión de contactos, detección temprana de problemas, visualización de oportunidades, seguimiento de prospects, etc.

Un ERP es un software que automatizará la información en el equipo de trabajo, nos ayudará a monitorear el stock, supervisar ventas y controlar las gestiones comerciales (facturas, notas de débito, de crédito, etc.)

5.- Automatizar contactos

Gestionar los contactos de manera ordenada y centralizada puede hacer mucho más productivo nuestro trabajo. Existen soluciones como Contactos Digitales by Pobuca que convierten las listas de los contactos multiplicados, solapados y no conectados de una empresa a un directorio unificado empresarial, fácil de acceder desde cualquier sitio y listo para compartir.