Cómo hacer para que Gmail se vea mejor que nunca (y ser más productivos)

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User sending an e-mail text with attachments using an e-mail client, he is pressing the send button, collage and paper cut composition

El escritorio del servicio de correo electrónico Gmail de Google, mejoro muchísimo desde su última gran actualización y es cada vez más utilizado en todo el mundo.

No por nada es el cliente de correo electrónico más popular, con 25% de cuota de mercado, bastante por encima del servicio que ocupa la segunda posición, Outlook, que se queda con 9%, de acuerdo con datos de Litmus Labs a marzo de 2019.

Sin embargo, después de usarlo durante un tiempo, aparece todo desordenado, y más para aquellos que tuvieron venían usando Inbox, la versión estéticamente mejorada de Gmail, que desapareció en 2018 pero muchas personas extrañan. Y es sabido que el orden genera productividad, Marie Kondo mediante.

Pero, ¿cómo lograrlo?

Paso 1: Habilitar los atajos del teclado de Gmail de la manera más cómoda posible

Este es el primer paso de un enfoque minimalista: usar los atajos del teclado para tener a mano los comandos de Gmail más comunes. Por ejemplo, si uno va a eliminar de la pantalla el botón «+ Redactar» (que sirve para enviar un nuevo correo), lo mejor es estar a gusto con la tecla que puede reemplazarlo.

Para lograrlo hay que ir a la Configuración de Gmail (la ruedita a la derecha, arriba de la Bandeja), luego elegir la opción «Configuración avanzada», finalmente activar la utilización de atajos de teclado y guardar los cambios.

Una vez que la página de Gmail se recargue, hay que acceder nuevamente a la configuración y allí estará la posibilidad de personalizar los atajos del teclado.

Los comandos pueden ser sencillos: usar la letra «r» para volver a la bandeja de recibidos desde cualquier lugar o usar la tecla «ESC» para cerrar un correo y volver a la lista de mensajes.

Paso 2: Optimizar y reducir el panel lateral izquierdo

Lo primero que hay que hacer para reducir el espacio que utiliza el panel izquierdo es ir a las tres líneas que están arriba a la izquierda de la pantalla y hacer clic en ella. Eso hará que solo se vean los íconos de cada opción en lugar de una gran columna llena de palabras. Si se pasa el cursor del mouse por encima, la columna volverá a aparecer completa.

Si el módulo «Hangout/Chat» está aún debajo, y no se usa, hay que desactivarlo. ¿Cómo? Acceder a la configuración de Gmail, hacer clic en «Chat» y desactívarlo.

Lo siguiente que hay que hacer es decidir que etiquetas pueden verse en el menú lateral. Puede ser lo básico: la propia bandeja de entrada, los mensajes «pospuestos», los enviados, los borradores, el área de Todos los mails y, a continuación, las etiquetas de las más importantes.

Para cualquier etiqueta o categoría que se determine que no se necesita ver todo el tiempo, hacer clic en el icono asociado, arrastrarlo debajo del marcador «Menos» y soltarlo. Gmail debería entonces moverlo hacia abajo en esa área del panel.

Paso 3: Esconder el nuevo panel lateral derecho

Otro panel lateral más para quitarse de encima: el nuevo y estrecho del lado derecho de Gmail, con enlaces a versiones abiertas tipo widget de Calendario, Keep y Tareas. A menos que se use todo el tiempo, hacer clic en la pequeña flecha que apunta hacia la derecha en la esquina inferior derecha del sitio de Gmail. Eso lo ocultará y ordenará la interfaz aún más, y siempre que se quiera acceder a ese panel, sólo hay que hacer clic en la flecha que apunta hacia la izquierda en esa misma esquina para revelarlo.

Paso 4: Pensar en la densidad de la pantalla

La última encarnación de Gmail ofrece unas cuantas opciones diferentes para la densidad de visualización, y la configuración predeterminada pone mucha información adicional en la pantalla mediante las grandes miniaturas que crea para los archivos adjuntos y otros bits de información contenida en el correo electrónico.

Aunque ese modelo está inspirado en Inbox,  es un cambio que crea desorden. Si se quiere limpiar el aspecto de «Recibidos» eliminando esas miniaturas, hacer clic en el icono de la rueda en la esquina superior derecha de Gmail, seleccionar «Densidad de visualización» y probar la vista «Cómoda». Mantendrá las cosas bien espaciadas pero eliminará los azulejos de los archivos adjuntos y dará a la bandeja de entrada un aspecto más uniforme.

Posdata: Los toques finales

La bandeja de entrada está empezando a parecer bastante elegante, ¿verdad? Sólo hay que hacer un par de rápidos toques finales, y  listo.

Primero, para las etiquetas que quedaron visibles en el panel lateral izquierdo recién condensado, hay que considerar la posibilidad de aplicar colores personalizados para que  se vean mejor y se reconozcan inmediatamente de un vistazo.

Para ello, simplemente hay que pasar el mouse por encima de cada etiqueta y haz clic en el icono de menú de tres puntos que aparece a su lado. Luego, pasar el cursor por encima de «Color de la etiqueta» y selecciona el color parezca más apropiado para cada una.

Por último, hay que considerar la posibilidad de aplicar un tema relajante que complemente la nueva estética de la bandeja de entrada. Hace clic en el icono de la rueda en la esquina superior derecha de Gmail y seleccionar «Temas».

Hay que desplazarse hacia abajo hasta que aparezca la miniatura de «Más imágenes» y que hacer clic en ella; allí aparecerán bellas fotos entre las que se puede elegir