7 consejos para implementar nuevo software en una empresa

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Es oficial, el nuevo software está llegando a tu oficina y es tu responsabilidad asegurate que todo funcione perfecto. O al menos, lo mejor posible. Resulta que implementar nuevo software en un ambiente laboral es tan poco sencillo como suena y anticiparse a los problemas es la mejor herramienta a tu disposición.

A las personas no nos suele gustar el cambio. Menos cuando hablamos de programas que venimos usando hace años y que, a fuerza de solucionarnos problemas, se ganaron un lugarcito en nuestro corazón.

“¿Para qué necesitamos un programa nuevo si este anda muy bien?”, es una de las primeras preguntas que seguramente surjan cuando comience la implementación. Y la resistencia puede aumentar cuando aparezcan los primero problemas técnicos. Que van a aparecer, es inevitable.

Por eso es tan importante pensar un plan de implementación adecuado, previendo resistencias y problemas. Y para que puedas hacer el tuyo, te ofrecemos 7 consejos que conviene tener en cuenta para amenizar el proceso.

#1 Explicar la necesidad

La resistencia al cambio es inevitable, pero podemos anticiparnos para reducirla. Una de las mejores formas de hacerlo es explicar al equipo de trabajo la necesidad del cambio. Puede ser cierto que el modo actual de hacer las cosas funcione bien, pero también es cierto que no es escalable, que el nuevo programa tiene todavía más opciones, que permite automatizar tareas, hacer más seguimientos, ahorrar costos, etcétera, etcétera.

Hay muchas razones por las que actualizar el software de una empresa, pero no todos le interesan a los empleados. Por eso conviene elegir los argumentos más efectivos. O sea, listar en qué les va a mejorar la vida a ellos.

#2 Tutoriales

No alcanza con explicar brevemente cómo usar el nuevo programa. Hace falta desarrollar tutoriales adaptados a las necesidades de cada empleado. De esta forma podemos mostrarles cómo realizar sus tareas cotidianas en el nuevo entorno, disminuyendo el trauma de la adaptación.

Estos tutoriales pueden darse de forma individual o grupal, pero nunca debemos olvidar crear algún tipo de documento o video que pueda consultarse en todo momento. Y no, no alcanza con las guías de uso del propio programa, suelen ser demasiado generalistas y difíciles de entender.

#3 Designar un Power User

Alguien tiene que tenerla muy clara. Alguien tiene que ser capaz de responder todas las preguntas, o al menos saber rápidamente dónde encontrar las respuestas. Alguien tiene que ser el llamado Power User (usuario avanzado). La última línea de defensa antes de llamar al Soporte del programa nuevo.

#4 Engagement

¿Y si hacés partícipe a todo el equipo de la decisión de adquirir e implementar un nuevo software? En algunas organizaciones esto puede ser natural, pero en otras aún suena a revolucionario.

Es la diferencia entre una imposición que viene directamente desde arriba y algo que surge de forma mucho más horizontal. En el segundo caso estamos fomentando el compromiso del equipo con el trabajo, disminuyendo las asperezas de todo el cambio.

#5 Coordina el traspaso

Hay distintas formas de implementar nuevo programa en una empresa. Una es simplemente desinstalar el anterior y comenzar a usar el nuevo sin más. O podemos optar por usar los dos a la vez por un periodo de adaptación.

En definitiva depende de la naturaleza del programa a implementar, de las características del equipo y el tipo de trabajo que llevamos a cabo. Un tip para decidir es… involucrar al equipo. Nadie más que ellos sabe cómo fluye el trabajo, en qué fechas conviene innovar y en cuáles es mejor dejar todo como está.

#6 Premio al mérito

Ya sea que se haya usado un modelo vertical o uno horizontal, alguien tuvo que trabajar bastante. Una persona, o un grupo reducido de ellas, se encargó de investigar alternativas, analizar costos, elaborar tutoriales, instalar el nuevo software, etcétera, etcétera.

Esas personas seguramente merecen una recompensa. Puede ser una giftcard, efectivo o algún otro presente. Incluso si la empresa es grande se puede hacer un pequeño evento interno para comenzar la nueva etapa con buena onda.

#7 Lo que no se mide, no existe

Por último, es importante tener métricas para medir la efectividad de la implementación y las ventajas del nuevo programa. Para eso hace falta pensar qué medidas nos sirve analizar. Puede tener que ver con trabajos completados, horas hombre utilizadas, quejas recibidas o cualquier otro factor que sea relevante para la actividad de la empresa. Lo importante es poder saber si el cambio valió la pena, en qué etapas no anduvimos muy bien y cómo mejorar todo para la próxima vez.