Tablero Kanban: la mejor forma de aumentar la productividad

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Malas noticias para los multitaskers: según un estudio de Stanford, no solo tienen peores capacidades de retención y organización en la memoria sino que además rinden menos cuando cambian a una tarea nueva. La buena noticia es que existen formas para mejorar la concentración y aumentar la productividad. Una de las más reconocidas son los tableros Kanban.

¿Qué es un tablero Kanban?

Es una herramienta para visualizar y organizar mejor el flujo de trabajo. Útil tanto para grandes empresas como para emprendedores y todo aquel que tenga que cumplir con un proyecto. Las etapas del proceso de trabajo son representadas por columnas y las filas representan los tipos de tareas.

Los modelos más básicos funcionan con tres columnas (por hacer, en proceso, completado) y una fila. Pero, como regla general, es preferible utilizar la mayor cantidad de columnas y filas representativas del flujo de trabajo sin caer en redundancias.

De esta forma cada columna se conceptualiza como “cliente” de la anterior y “proveedor” de la siguiente.Si nos enfocamos en una columna cualquiera, todo lo que está a la izquierda se denomina «upstream» (río arriba) y todo lo que está a la derecha «downstream» (río abajo). Saber guiarse en el tablero es esencial para trabajar en equipo y entender el funcionamiento global del proyecto.

Cada tarea que ingrese al ciclo es representada por una tarjeta y se la ubica en la fila adecuada y, habitualmente, en la primera columna. Si usamos un tablero virtual, las tarjetas pueden complementarse con datos adjuntos, links o cualquier otro recurso digital relevante.

Por ejemplo, un recurso de uso habitual es el límite de tiempo para cumplir con una tarjeta. Esto nos permite conocer el rendimiento de cada sector con relación a los deadlines.

La metodología Kanban fue inventada por Taiichi Ohno en 1943 para la fábrica Toyota. Esencial en el desarrollo de la fabricación just-in-time (justo a tiempo), el modelo se popularizó en los 80. En 2007, un equipo de ITs de Seattle que utilizaba el método, desarrolló el tablero Kanban.

Ventajas de la metodología Kanban

No se puede empezar a hablar de los beneficios sin nombrar las palabras claves que definen la metodología: agilidad, organización, visualización, simpleza, trabajo en equipo. Basados en estos conceptos, los beneficios son numerosos:

  • Orden y concentración: como explicamos, el multitasking no suele dar buenos resultados. Lo bueno del tablero Kanban es que adjudica una sola tarea (o un número prefijado, preferentemente pequeño) a cada miembro o equipo. Si no la terminan no pueden pasar a la siguiente. Esto tiene enormes beneficios para la eficiencia del trabajo.
  • Cuellos de botella: si una columna acumula muchas tarjetas, probablemente haya un problema que afecte todo el flujo de trabajo. Por eso es tan importante ser preciso con las columnas que incluyamos en el tablero: nos permitirán identificar mejor qué procesos debemos mejorar.
  • Motivación: cuando se usan en equipo, cada participante puede ver en qué trabajan los demás y cuándo terminan una tarea. Esto puede ser una gran motivación para no quedarse atrás.
  • Trabajo en equipo: otra ventaja de ver en qué trabajan los demás es que podemos ayudarlos en caso de que lo necesiten o de que dispongamos de inputs valiosos para entregarles. Esto también puede ahorrarnos más de una reunión intrascendente.
  • Métricas: si usamos un tablero digital, dispondremos de valiosas métricas sobre el trabajo que nos permitirán tomar decisiones inteligentes. Por ejemplo, cuánto se tarda para cada tarea en promedio, qué tareas tardan más, qué sectores son más ágiles, etc.
  • Adaptación: al dividir el proceso en columnas, filas y tarjetas, el modelo permite adaptarse rápidamente a los cambios del entorno o de prioridades. Esto nos ahorra tiempos y costos.
  • Escalabilidad: Kanban sirve tanto para procesos sencillos como extremadamente complejos, es cuestión de agregar filas y columnas.

Ejemplo de tablero Kanban

Existen muchas formas de usar un tablero Kanban. La más básica y sencilla es hacerlo en una pizarra  y usar sticky notes, como el ejemplo de abajo.

ejemplo tablero kanban sencillo en pizarra
Imagen: Jeff.lasovski Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported
https://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/deed.es

Como vemos, se usaron tan solo tres columnas (por hacer, en proceso, hecho), una fila que engloba a todo y muy pocas tarjetas.

Las cosas se pueden poner mucho, pero mucho, más complejas.

ejemplo tablero kanban digital con múltiples filas y columnas
Imagen: Andy Carmichael https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Sample_Kanban_Board.png

En el ejemplo anterior, tenemos un tablero dividido en múltiples filas y columnas en donde se usan dos tipos de tarjetas: Epic y User Story. Todo se genera en la columna «Pool of ideas» (banco de ideas) y culmina downstream en «Delivered» (entregado). En el medio hay espacio para «Discarded» (descartado), aprobados, en proceso, etc. Este es un tablero típico para el desarrollo de software, aunque no costaría mucho adaptarlo a otros usos.

Ahora que ya sabés para qué sirve el tablero Kanban, podés hacer el tuyo y mejorar tu trabajo o el de tu empresa. Una rápida búsqueda online arrojará infinidad de herramientas pagas y gratuitas que pueden adaptarse a tus necesidades.